Informativa ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) in materia di Protezione dei Dati Personali

Desideriamo informarLa, ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 in materia di Protezione dei Dati Personali (di seguito “GDPR”), che i Suoi dati personali saranno oggetto di trattamento da parte di Green Motion Italia S.r.l., delle aziende ad essa Affiliate, nonché della Green Motion International Limited, secondo le modalità di seguito descritte.

Per trattamento di dati personali intendiamo qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.

La informiamo che i dati personali oggetto di trattamento potranno essere costituiti – anche a seconda delle Sue decisioni su come utilizzare il servizio richiesto – da informazioni testuali, tracce audio, utenze telefoniche e da qualsiasi altra informazione idonea a rendere l’interessato identificato o identificabile, a seconda del tipo di servizio richiesto.

Informazioni personali identificative

Green Motion raccoglie informazioni personali identificative dell'utente (ossia a titolo esemplificativo il nome, cognome, data di nascita, ragione sociale, partita iva, patente di guida, carta di identità, passaporto, codice fiscale, l'indirizzo, il numero di telefono o l'indirizzo e-mail, carta di credito), in quanto fornite volontariamente dall'utente stesso ed in quanto funzionali all’erogazione del servizio contrattualmente richiesto.

Qualora l'utente fornisca i dati personali per l’instaurazione di un rapporto precontrattuale o contrattuale, potremmo al contempo chiedere se questi è interessato a ricevere future comunicazioni da parte nostra, come newsletter, e-mail informative o comunicazioni commerciali.

L'utente, se vuole, può scegliere di non autorizzare l'invio di tali comunicazioni o può revocare il consenso in precedenza prestato in qualsiasi momento.

Le informazioni personali identificative, oltre che per offrire i servizi e le informazioni richieste dall'utente, possono essere altresì utilizzate per aiutarci a migliorare l'utilizzo del sito e dei nostri prodotti.

Le informazioni fornite dall'utente possono inoltre essere combinate con informazioni che raccogliamo separatamente, comprese informazioni fornite ad altri soggetti (con il consenso alla loro condivisione) o informazioni di dominio pubblico. I dati così raccolti consentono, ad esempio, di studiare meglio i prodotti forniti, la realizzazione e l’aggiornamento di siti web e le pubblicità. Per questo motivo potremmo aver bisogno di condividerli con altre aziende che collaborano con noi; tali aziende hanno acconsentito a utilizzare queste informazioni esclusivamente nelle modalità da noi richieste e di adottare le più idonee procedure di protezione delle stesse.

Finalità del trattamento e basi giuridiche

Il trattamento che intendiamo effettuare con i dati personali raccolti direttamente dall’interessato assolve a diverse finalità:

a)per dare seguito alla richiesta di prenotazione di autoveicoli a noleggio e nell’ambito del relativo rapporto contrattuale da perfezionarsi anche con l’ausilio di affiliati presenti presso le location ove il cliente richiede la fornitura del servizio;

b)consentire la corretta gestione operativa, tecnica ed amministrativa del rapporto contrattuale e dell’eventuale account connessi all'erogazione di tali servizi, nonché per l’effettuazione di comunicazioni relative allo svolgimento del rapporto contrattuale instaurato;

c)favorire la creazione di un account personalizzato sul sito web della Green Motion tale da permettere al cliente la gestione della propria posizione contrattuale e dei propri dati personali, al contempo consentendo l’inserimento di valutazioni e recensioni in merito alla qualità del servizio ottenuto;

d)previo consenso dell’interessato raccogliere dati ed informazioni in via generale e particolare sugli orientamenti e le preferenze dell’utente per proporre offerte personalizzate al cliente;

e)previo consenso dell’interessato inviare, tramite posta, posta elettronica, fax o telefono informazioni ed offerte commerciali, newsletter, materiale pubblicitario e informativo, nonché effettuare comunicazioni commerciali da parte del Titolare del trattamento.

f)previo consenso dell’interessato trasmettere i dati personali raccolti a soggetti terzi selezionati affinchè propongano all’interessato informazioni ed offerte commerciali, newsletter, materiale pubblicitario e informativo, nonché effettuare comunicazioni commerciali.

I dati personali raccolti saranno pertanto trattati sulla base di un obbligo di legge, l’esecuzione di un contratto e di misure precontrattuali, il consenso esplicito dell’interessato ed il legittimo interesse della società alla corretta gestione del sito web ed all’aggiornamento delle policy e delle prassi interne.

Ricordiamo che taluni Servizi sono erogati attraverso la collaborazione commerciale con altri fornitori e che i relativi fornitori si pongono quali autonomi titolari del trattamento, tenuti all’osservanza degli obblighi posti dal GDPR.

Inoltre, specifichiamo che le finalità del trattamento riguardano altresì la raccolta, conservazione ed elaborazione dei Suoi dati per compiere analisi statistiche in forma anonima e/o aggregata, senza possibilità di identificazione dell’utente.

Finalità di Marketing: i dati potranno essere trattati – solo laddove l’utente abbia manifestato uno specifico consenso in merito – per finalità di marketing e di promozione pubblicitaria in senso lato, per fornire informazioni e/o formulare offerte su prodotti, così come da partners commerciali e outsourcers, senza che ciò determini la cessione dei dati personali a soggetti terzi.

Il consenso per i trattamenti sub lettera (a) e (b) deve considerarsi obbligatorio per consentire al Titolare di fornire il supporto e/o l’attività richieste e la mancata prestazione avrà come unica conseguenza l’impossibilità di fornire i servizi richiesti.

Il consenso per i trattamenti sub lettera (c), (d), (e) e (f) deve considerarsi facoltativo e la mancata prestazione avrà come conseguenza l’impossibilità di effettuare i trattamenti ivi specificati.

Modalità del trattamento

Il trattamento dei Suoi dati sarà effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici e con procedure manuali e potrà consistere in qualunque operazione o complesso di operazioni di cui al GDPR. Il trattamento sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza e di tutela dei diritti e delle condizioni poste dal GDPR, nonché nel rispetto di quanto previsto dal GDPR al fine di garantire la riservatezza e la sicurezza dei dati stessi, con il presidio delle misure di sicurezza più adeguate.

Soggetti coinvolti nel trattamento e categorie di destinatari dei dati raccolti

I Suoi dati personali comuni potranno essere comunicati a:

1. persone, società o studi professionali che prestano attività di assistenza e consulenza alla Green Motion in materia contabile, amministrativa, legale, tributaria e finanziaria relativamente alla erogazione dei servizi richiesti;
2. soggetti, enti od autorità a cui la comunicazione dei Suoi dati personali sia obbligatoria in forza di disposizioni di legge o di ordini delle autorità;
3. soggetti delegati e/o incaricati dalla Green Motion di svolgere attività strettamente correlate alla erogazione dei servizi richiesti ed alla manutenzione tecnica (inclusa la manutenzione degli apparati di rete e delle reti di comunicazione elettronica);
4. partners commerciali nel caso Lei abbia prestato uno specifico consenso.

Inoltre, i soggetti o le categorie di soggetti ai quali i Suoi dati personali potranno essere comunicati o che potranno venirne a conoscenza in qualità di Responsabili del trattamento (se nominati) o di Incaricati sono: società del network Green Motion, italiane o estere, personale della Green Motion incaricato della gestione amministrativa e/o tecnica dei servizi richiesti, responsabili della piattaforma informatica mediante la quale sono erogati i servizi richiesti.

Con riferimento all’ambito di diffusione dei Suoi dati personali, i dati personali necessari per fruire ed attivare i servizi richiesti non saranno oggetto di diffusione.

Dati di navigazione

I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento dei siti aziendali acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet.

Si tratta di informazioni che non sono raccolte per essere associate a interessati identificati, ma che per loro stessa natura potrebbero, attraverso elaborazioni ed associazioni con dati detenuti da terzi, permettere di identificare gli utenti.

In questa categoria di dati rientrano gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono al sito, gli indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier) delle risorse richieste, l’orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore, ecc.) ed altri parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’utente.

Questi dati vengono utilizzati al solo fine di ricavare informazioni statistiche anonime sull’uso del sito e per controllarne il corretto funzionamento e vengono cancellati immediatamente dopo l’elaborazione. I dati potrebbero essere utilizzati per l’accertamento di responsabilità in caso di ipotetici reati informatici ai danni del Sito o a terzi: salva questa eventualità, allo stato i dati sui contatti web non vengono conservati in maniera permanente.

Con riferimento all’utilizzo dei cookies o di sistemi di tracciatura/monitoraggio permanente degli utenti, La informiamo che l’accesso al Sito può comportare l’invio – da parte dei server al PC terminale dell’utente – di file di testo per ottenere informazioni sulla Sua navigazione all'interno del sito. Ai sensi del GDPR, La informiamo che l’invio di cookies non persistenti è necessario per permettere il funzionamento di alcune parti del Servizio che richiedono l'identificazione del percorso dell'utente attraverso diverse pagine del sito.

Inoltre, queste informazioni sotto forma di "Cookie" o file simili ci permettono di adattare il sito o la pubblicità per venire maggiormente incontro agli interessi e alle preferenze dell'utente stesso.

Per qualsiasi accesso al sito, indipendentemente dalla presenza di un cookie, vengono registrate le seguenti informazioni: tipo di browser (es. Internet Explorer, Netscape), sistema operativo (es. Windows, Macintosh), l'host e l'URL di provenienza del visitatore, oltre ai dati sulla pagina richiesta. Questi dati possono essere utilizzati in forma aggregata ed anonima per analisi statistiche sull'utilizzo del sito. Infine, l’uso di c.d. cookies di sessione (che non vengono memorizzati in modo persistente sul computer dell’utente e svaniscono con la chiusura del browser) è strettamente limitato alla trasmissione di identificativi di sessione (costituiti da numeri casuali generati dal server) necessari per consentire l’esplorazione sicura ed efficiente del sito. Con la maggior parte dei browser per Internet è possibile cancellare i Cookie dall'hard disk del computer, bloccarli tutti o ricevere un messaggio di avviso prima che il Cookie venga memorizzato.

E’ sempre possibile disattivare, in maniera semplice e agevole, l’operatività dei cookies da parte Sua, operando attraverso le opzioni di configurazione del browser da Lei utilizzato. Si ricorda che la rimozione o il blocco dei Cookie può interferire con il pieno utilizzo del nostro sito.

Conservazione dei dati e misure di sicurezza

I dati saranno conservati per i tempi definiti dalla normativa di riferimento su server situati presso fornitori identificati dalla Green Motion International Limited, localizzati in Londra e Manchester (Regno Unito), in Germania a Nuremberg e nominati a tal fine Responsabili del Trattamento, nonché su infrastrutture cloud di Microsoft site nell’Unione Europea.

Il periodo di conservazione dei dati trattati sarà rappresentato dal lasso di tempo previsto dai termini di legge. Laddove Lei dovesse richiedere la cancellazione dei Suoi dati, gli stessi saranno cancellati, salva la necessità di adempimenti contrattuali, amministrativi, fiscali, contabili o di legge successivi alla cessazione dell’uso del servizio da parte Sua.

Diritti dell’interessato

La normativa europea sulla protezione dei dati personali (Regolamento 2016/679) Le riserva in qualità di interessato, una serie di diritti che possono essere esercitati, in ogni momento, con richiesta rivolta al Titolare del trattamento o al Responsabile del trattamento e, segnatamente, ai sensi degli articoli 15-22 del Regolamento europeo 2016/679 in materia di protezione dei dati personali (GDPR):

• l'accesso ai Suoi dati personali, (e/o una copia di tali dati personali), nonché ulteriori informazioni sui trattamenti in corso su di essi;
• la rettifica o l’aggiornamento dei Suoi dati personali trattati, laddove fossero incompleti o non aggiornati;
• la cancellazione dei dati personali raccolti, laddove ritenesse il trattamento non necessario o illegittimo;
• la limitazione del trattamento dei Suoi dati personali, laddove ritenesse che gli stessi non siano corretti, necessari o siano illegittimamente trattati, o laddove si fosse opposto al loro trattamento;
• l’esercizio del Suo diritto alla portabilità dei dati, ossia di ottenere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico una copia dei dati personali forniti e che lo riguardano, o di richiederne la trasmissione ad un altro Titolare, laddove tecnicamente fattibile;
• il diritto di opporsi al trattamento dei suoi dati personali.

In caso di lesione dei propri diritti in materia di riservatezza e tutela dei dati personali è in ogni caso possibile per l’interessato proporre reclamo all’Autorità Garante dei dati personali con sede in Piazza di Monte Citorio n.121, 00186 Roma.

Titolari del trattamento

Contitolari del trattamento dei dati da Lei forniti sono la Green Motion International Limited, con sede legale in Aspen Farm, Sheep Lane, Woburn, MK17 9HD ([email protected] Tel +44 (0)333 888 4000) e Green Motion Italia S.r.l., Corso Trieste 42, 00198 Roma ([email protected] e Fax 06/56561477), che possono essere contattati direttamente per qualsiasi questione inerente la protezione dei Suoi dati personali all’indirizzo sopra indicato.